Verificación de operaciones

Los titulares de certificados pueden presentar sus datos usando formularios predeterminados que el FSC suministra. El formulario requiere información sobre volúmenes comprados y vendidos, así como identificadores únicos tales como números de facturas.

El FSC ha desarrollado la herramienta ‘Falcon’ para ayudar a los titulares de certificados sujetos a la verificación de operaciones en su preparación de los datos solicitados. De manera alternativa, los titulares de certificados pueden optar por una auditoría en el terreno, en cuyo caso la información de operaciones la recopilará manualmente su auditor, quien enviará los detalles a ASI para su verificación.

Las entidades de certificación notificarán a los titulares de certificados afectados, suministrando instrucciones, plazos y requisitos claros del circuito de verificación de operaciones.

Más información al respecto: FSC Board Approves Plan To Address False Claims In The FSC System  

La Verificación de Operaciones es una actividad de certificación que llevan a cabo las Entidades de Certificación con sus clientes y son las Entidades de Certificación las que recopilan los datos de las operaciones que les proporcionan sus clientes titulares de certificados.

Al igual que con todas las actividades de certificación y de conformidad con la cláusula 1.8 del estándar FSC-STD-20-001, la Entidad de Certificación “deberá ser responsable, a través de compromisos legalmente ejecutables, del manejo de toda la información obtenida o creada durante el desempeño de las actividades de certificación.” Conforme a la cláusula 2.4.2 del FSC-STD-20-001, la Entidad de Certificación debe tener procedimientos establecidos para “definir los controles que se necesitan para identificar, transportar, transmitir, almacenar, proteger, recuperar y disponer de sus registros relacionados con la implementación de los requisitos FSC, incluyendo controles para salvaguardar la confidencialidad.” Así pues, si a un titular de certificado le preocupan asuntos relacionados con las actividades de certificación, incluyendo la Verificación de Operaciones, el titular del certificado debe plantearle estas preocupaciones a su Entidad de Certificación.

Las Entidades de Certificación deben haber celebrado los convenios necesarios con sus clientes para cumplir los requisitos del estándar FSC-STD-20-001.

Las Entidades de Certificación proporcionan los datos de las operaciones a ASI para que realice la investigación a través de verificar que las declaraciones de productos de salida FSC hechas por los titulares de certificados son exactas y corresponden a las declaraciones de insumos FSC. Este sistema de pesos y contrapesos es esencial para un sistema de certificación por parte de terceros como el del FSC, y no se puede renunciar a él. 

Nota: el procesamiento de datos empresariales sensibles y confidenciales es legítimo ya que el procesamiento es necesario para garantizar el cumplimiento del esquema de certificación FSC del que el sujeto de los datos es una de las partes.

Qué sucede si los datos de las dos partes que comercian entre si no coinciden?
Cuando ASI comprueba que las operaciones no coinciden entre partes que comercian entre sí, ASI se lo notifica a las Entidades de Certificación de los titulares de certificados en cuestión para pedir información adicional destinada a una investigación más a fondo.

Cuando ASI comprueba que las operaciones no coinciden entre partes que comercian entre sí, ASI se lo notifica a las Entidades de Certificación de los titulares de certificados en cuestión para pedir información adicional destinada a una investigación más a fondo.

Al realizar la Verificación de Operaciones, el FSC no espera ni exige recibir, acceder o procesar datos de Verificación de Operaciones. Sin embargo, el FSC efectivamente recibe toda la información y los datos pertinentes sobre las no conformidades identificadas a través de las investigaciones de ASI, para que el FSC pueda tomar las medidas apropiadas con el fin de proteger el esquema FSC y la buena reputación del FSC. El FSC ha celebrado los convenios jurídicos apropiados con ASI y las Entidades de Certificación para manejar estos datos e información.

Si, son los mismos en todas partes del mundo. Sin embargo, basado en los análisis de riesgo y en la evidencia de afirmaciones falsas, FSC y ASI se enfocan principalmente los circuitos de verificación de transacciones y cadenas de suministro de ciertas regiones, donde la probabilidad de afirmaciones falsas es alta.

La negativa a proporcionar datos de transacciones representa una violación del acuerdo contractual entre la organización y la entidad de certificación. Si la información no se proporciona dentro del plazo solicitado por la entidad de certificación, al titular del certificado se le emitirá un CAR o se suspenderá o cancelará su certificado.

El fraude y el uso indebido de la etiqueta FSC por parte de los titulares no certificados se tratan a través de la oficina legal FSC y el equipo de aplicación de marcas registradas, que investigan el uso falso de marcas registradas FSC para productos no elegibles y toman medidas legales cuando es necesario.

"Fraude" es el término utilizado para afirmaciones falsas e intencionales dentro del sistema FSC. Las "afirmaciones falsas" ocurren cuando un producto que no es elegible para ser vendido como certificado FSC, es vendido con afirmaciones de FSC en sus documentos de ventas. Las afirmaciones falsas pueden ser intencionales o no. Solo se consideran fraude cuando se puede demostrar sin lugar a dudas que la afirmación se hizo intencionalmente. Las "afirmaciones inexactas" son cuando un producto que es elegible para ser vendido como certificado FSC se vende con la afirmación incorrecta (por ejemplo, un producto que se debe vender como FSC Mix se vende como FSC 100%).

Los datos requeridos para cada circuito de TV pueden variar, pero generalmente incluirán información sobre el socio comercial (por ejemplo, nombre, código CoC FSC), cantidad, unidades, tipo de afirmación FSC, y especie. Se pueden solicitar otros datos, como el identificador de la transacción (por ejemplo, número de factura), la fecha de la transacción, la descripción de los productos, el país de origen, etc. No se requerirá información financiera. Los datos se recopilarán en base a una muestra, generalmente relacionada con una especie específica, tipo de producto o marco de tiempo en un formato específico. El tamaño de la muestra solicitada será determinado por FSC y ASI en función del riesgo. Los auditores también pueden solicitar acceso a documentos de envío, facturas o similares para su confirmación.