Digitalización de nuestros informes de auditoría

Durante los años 2020 y 2021 estamos introduciendo informes digitales de auditorías en el sistema FSC. Esto nos permitirá acceder de forma apropiada a los datos de las auditorías e identificar fácilmente las tendencias, impactos y áreas de riesgo para evaluar y mejorar el sistema FSC.

FSC Digital Audits
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Un formato estándar

Tenemos una gran cantidad de datos disponibles sobre la certificación de manejo forestal en el FSC a través de los informes de resumen público, disponibles en línea para todos en info.fsc.org.

Estos informes tienen como finalidad apoyar a los investigadores, a los grupos de desarrollo de estándares forestales y al propio FSC, no solo en la evaluación del impacto de nuestro sistema en el manejo forestal, sino también para mejorarlo continuamente.

No obstante, los datos de nuestros informes de resumen público no están sistematizados. Están disponibles en una multitud de formatos diferentes, dependiendo de la entidad de certificación que los recoja. La exploración de cada uno de los informes de resumen hace que sea complicado y lento recopilar y agregar datos y permitir su análisis.

Los informes digitales de auditorías FSC resuelven este problema.

Comenzaremos la transición con informes de auditorías de manejo forestal y nos enfocaremos específicamente en los informes de resumen público. Esto nos permitirá acceder apropiadamente a los datos de auditoría agregados e identificar fácilmente las tendencias, impactos y áreas de riesgo para evaluar y mejorar el sistema FSC.

El formato estandarizado para los informes digitales de auditorías se llevará a cabo en todos los certificados de manejo Forestal FSC a partir del 1 de enero de 2021 y la implementación plena se alcanzará en enero de 2022.

El proyecto aborda la implementación de la Moción 16 del año 2017.

FSC Digital Audits Highlights
FSC GD / Christian Irrgang

Lo más destacado

En la actualidad, sólo están disponibles los informes digitales de certificación de manejo forestal, y se capacitará en su uso a auditores de todo el mundo. Los informes digitales de certificación de cadena de custodia están planificados para más adelante.

Los informes digitales de auditorías FSC estandarizados nos permitirán acceder a los datos de las auditorías de manera adecuada, agregarlos e identificar tendencias, resultados y áreas de riesgo para evaluar y mejorar el sistema FSC. 

También se garantizará que los resúmenes públicos de los procesos de certificación se generen automáticamente en un formato estandarizado, lo que facilitará mucho a los investigadores y las partes interesadas en relación al uso y análisis de los datos que contienen a nivel agregado.

Desde octubre de 2020 todas las entidades de certificación del mundo deben empezar a familiarizarse con el nuevo sistema para los informes de auditorías de manejo forestal. La utilización del sistema de informes digitales de auditorías será obligatoria para todas las Auditorías de Manejo Forestal realizadas a partir de enero de 2021.

Para el FSC es clave que el sistema sea lo más sencillo posible, para que las entidades de certificación lo usen e integren en su trabajo diario. Como resultado, el formato propuesto para el informe es una simple plantilla de Microsoft Word con complementos relevantes, que puede garantizar que la información se sincronice automáticamente con la base de datos central del FSC. Toda la información de los informes de auditorías introducida en los campos de datos predefinidos será capturada. Sin embargo, solo una parte del informe de auditoría – el resumen público- estará en formato abierto y será accesible desde la página web del FSC Internacional.

El sistema se ha desarrollado en múltiples idiomas y ha sido probado por varias entidades de certificación antes del lanzamiento de su implementación.

Si desea más información sobre el proyecto y la solución seleccionada, consulte el apartado de Preguntas Frecuentes al final de esta página.

El siguiente paso serán los informes digitales de CoC

Comenzaremos el proyecto de digitalización con informes de auditoría de manejo forestal, pero planeamos que el siguiente paso sea digitalizar los informes de auditorías de cadena de custodia (CdC). Este proyecto únicamente comenzará una vez que el proyecto de los informes digitales de auditorías de manejo forestal haya sido probado e implementado con éxito.

Capacitación sobre el uso de los informes digitales de auditorías FSC

En el vídeo del curso que aparece a continuación realizamos una introducción al sistema de informes digitales de auditorías y a la manera de utilizarlo. El curso está pensado para auditores que realicen Auditorías de Manejo Forestal FSC. Si desea conocer una introducción más general sobre el proyecto de Informes Digitales de Auditorías FSC, le animamos a ver en cambio esta otra grabación. 
 
El curso está dividido en diferentes capítulos, lo que permite a las personas que lo ven encontrar fácilmente la parte del vídeo que les interesa.

Videos

13.11.2019 - La digitalización de FSC informes MF de auditorías

28.09.2020 MF Reportes en línea

digital audit ipad
iStock.com / yoh4nn

Recursos

Los recursos enumerados en esta página están dirigidos a entidades de certificación que realicen auditorías de Manejo Forestal FSC. Se incluyen todos los archivos y plantillas necesarios para llevar a cabo auditorías FSC utilizando el nuevo sistema de informes digitales. Los archivos deben descargarse antes de utilizarlos e interactuarán con la base de datos que acoge el sistema de informes digitales de auditorías FSC.

 

  1. Plantillas de Word que contienen todos los campos de datos requeridos para una auditoría de manejo forestal. El formulario puede rellenarse previamente con información clave del certificado, así como con observaciones relevantes y solicitudes de acciones correctivas de auditorías previas (del 2021 en adelante). Esta información puede recuperarse automáticamente de la base de datos del FSC.   
  2. Archivo de instalación que permite la comunicación entre el formulario de Word y la base de datos del FSC. Los complementos permitirán la búsqueda de datos, la subida de validación de datos clave a la base de datos del FSC y el envío de erratas.  
  3. Lista de miembros del Grupo para proporcionar información sobre los miembros de los grupos de Manejo Forestal FSC, en su caso, y subir esta información directamente a la base de datos del FSC. Este archivo es un documento de apoyo y puede omitirse si no es necesario. 
  4. Lista Mundial de Pesticidas para permitir una búsqueda más fácil de los pesticidas utilizados en el bosque, en su caso. Este archivo es un documento de apoyo y puede omitirse si no es necesario.

Para saber más sobre cómo utilizar estos diferentes recursos, vea el curso más arriba

 

Plantillas de informes de auditoría disponibles en diferentes idiomas:

Plantilla en línea de informe de auditoría de MF DE.docx

Plantilla en línea de informe de auditoría de MF EN.docx

Plantilla en línea de informe de auditoría de MF ES.docx

Plantilla en línea de informe de auditoría de MF FR.docx

Plantilla en línea de informe de auditoría de MF JA.docx

Plantilla en línea de informe de auditoría de MF PT.docx

Plantilla en línea de informe de auditoría de MF RU.docx

Plantilla en línea de informe de auditoría de MF UK.docx

Plantilla en línea de informe de auditoría de MF ZH.docx

 

Archivo de instalación del complemento Word en línea de MF:

FSCFMAuditDataAddInSetup.msi

 

Plantilla de lista de miembros del grupo

Plantilla de lista de miembros del grupo.xlsx

 

Lista mundial de pesticidas

Pesticidas_CRM.xlsx

 

Preguntas frecuentes

  1. ¿Qué es MF en línea?

    El proyecto MF en línea se centra en estandarizar los formatos de los informes de auditoría de FSC existentes en un solo nuevo formato digital. En "MF en línea", "MF" son las siglas de manejo forestal. El nombre del proyecto es este porque se centra únicamente en los informes de auditoría de las evaluaciones de manejo forestal.

    La elaboración de informes de auditoría de MF FSC estandarizados nos permitirá acceder a datos de auditoría apropiados, agregarlos e identificar tendencias, resultados y áreas de riesgo para evaluar y mejorar el sistema FSC. MF en línea también garantizará que los resúmenes públicos se creen automáticamente en un formato estandarizado, lo cual facilitará enormemente a los investigadores y a los actores sociales el uso y el análisis de los datos que contienen a nivel agregado.

    Dado que no existe un formato centralizado, las entidades de certificación han creado sus propias -y por lo general diferentes- versiones de plantillas de informes de auditoría. Se utilizan diferentes programas, diseños y frases para rellenar los mismos campos. Esto hace que los datos contenidos en los informes sean muy difíciles de procesar y que no puedan extraerse conclusiones de ellos. Los nuevos informes de auditoría digital que MF en línea introducirá abordarán esta problemática.

  2. ¿Qué herramienta se utilizará?

    Para FSC, es clave que el sistema sea lo más fácil posible a fin de que las entidades de certificación lo utilicen e integren en su trabajo diario. Como resultado, el formato propuesto para el informe es una simple plantilla de Microsoft Word con los complementos pertinentes. Este formato nos permitirá sincronizar los campos de datos relevantes a través de una base de datos centralizada. La plantilla no incluirá macros ni otros elementos poco seguros.

  3. ¿Puede utilizarse la plantilla sin conexión?

    Sí. La plantilla puede utilizarse sin conexión, mientras el usuario prepara, rellena, revisa y finaliza el informe en un documento de Microsoft Word. El auditor o evaluador solo tendrá que estar en línea mientras descarga la información del titular de certificado (como el número de licencia, el número de certificación, la dirección, la persona de contacto, etc.) y los datos de auditorías anteriores (por ejemplo, disconformidades previas). Los usuarios también tendrán que estar en línea mientras cargan los datos del informe en la base de datos central, que luego preparará el resumen público. La carga de datos se realizará desde la oficina de la entidad de certificación, donde la funcionalidad sin conexión no es tan crucial como sobre el terreno.

  4. ¿Será obligatoria la plantilla para las entidades de certificación?

    Sí, FSC hará obligatorio el uso de MF en línea y las soluciones relacionadas para que las entidades de certificación mejoren con éxito la calidad de los datos y la utilidad de los informes de auditoría de manejo forestal FSC.

    Los miembros de FSC autorizaron y apoyaron esta decisión. En la última Asamblea General de FSC, los miembros aprobaron de hecho una moción que pedía que FSC implementara un análisis de datos centralizado y que permitiera capturar las tendencias e identificar los riesgos.

    No obstante, FSC solo hará obligatorio el formato del informe de auditoría una vez que se hayan probado con éxito los escenarios de auditoría reales. Asimismo, mantendremos a las entidades de certificación continuamente involucradas en el proceso de desarrollo para garantizar que la plantilla esté lista para su lanzamiento.

    Únicamente serán obligatorios los datos que se requieren actualmente en el informe, pero la plantilla incluirá campos voluntarios para añadir otros datos que son fundamentales para FSC.

  5. ¿Todos los datos de los informes se subirán a la base de datos central?

    Toda la información de los informes de auditoría insertada en los campos de datos predefinidos será plasmada, tal y como lo solicitaron los miembros de FSC en la moción arriba mencionada.

    Sin embargo, solo una pequeña parte del informe de auditoría -el resumen público- será abierto y accesible desde el sitio web de FSC Internacional.

  6. ¿Se pondrán a disposición del público las estadísticas agregadas de los resultados de las auditorías de MF?

    Sí, estas estadísticas estarán a disposición del público. Con la ampliación efectiva de MF en línea, toda la información relevante, que actualmente está disponible a través de los resúmenes públicos de los informes individuales, podría agregarse y analizarse desde diferentes ángulos y por grupos, como por ejemplo por país, tipo de bosque, etc.

  7. ¿Quién tendrá acceso a los datos agregados y podrá ejecutar los informes?

    Los usuarios y los derechos de acceso seguirán siendo los mismos que ahora.

    FSC tendrá acceso a los datos de los informes de auditoría completos. Sin embargo, solo algunos de los datos estarán disponibles para que los usuarios públicos ejecuten los informes agregados, es decir, los datos de los resúmenes públicos.  Actualmente, las entidades de certificación deben introducir manualmente la mayoría de estos datos en nuestra base de datos. Los resúmenes públicos también se generan de forma manual, copiando y pegando la información del informe completo.

    Con MF en línea, no será necesario introducir de forma manual los datos en la base de datos o crear un resumen público. Los datos agregados incluirán datos -que ya están disponibles al público a día de hoy a través de Hechos y Cifras de FSC- como el número de hectáreas certificadas, el tipo de bosque, la estructura de propiedad (privada/pública).  Además, el flujo directo de datos de MF en línea permitirá trabajar con datos relacionados con las disconformidades o los productos forestales no maderables, a los que hoy en día solo se puede acceder desde los PDF de resúmenes públicos.

    Otras partes de los datos contenidos en los resúmenes públicos estarán a disposición de las entidades pertinentes de FSC y de los investigadores con una razón justificada para que se les conceda acceso a los datos. Por ejemplo, ver el número de solicitudes de medidas correctivas para una entidad de certificación determinada. Estos datos pueden utilizarse para identificar los indicadores que suelen dar lugar a solicitudes de medidas correctivas y, por consiguiente, los casos en que es necesario mejorar los estándares de FSC o elaborar orientaciones adicionales.

    Las entidades pertinentes de FSC podrán seguir elaborando informes agregados que incluyan todos los datos de los informes de auditoría, además de los de los resúmenes públicos. A día de hoy también puede hacerse, ya que las mismas unidades tienen acceso a la información obteniendo informes completos y listas de verificación a través de ASI.

    Como propietario del esquema, FSC asume la responsabilidad general de la agregación de datos para asegurar la transparencia, monitorear el impacto y comunicarse de manera adecuada con los actores sociales. No obstante, las entidades de certificación siguen siendo responsables de los datos introducidos en la base de datos.

  8. ¿Se introducirá información confidencial en la base de datos?

    No habrá ningún cambio en la información obligatoria recogida por las entidades de certificación con respecto a la actual. El cumplimiento de los requisitos de certificación casi siempre requiere que se recopile y evalúe información confidencial. No toda esta información debe incluirse en el informe de auditoría. Cuando la información confidencial se incluya en el informe de auditoría, se tratará como confidencial cuando se introduzca en la base de datos.

    Toda la información y los datos confidenciales se tratarán con discreción y de conformidad con los requisitos de la EU GDPR.

    En caso de que las leyes y reglamentos locales impidan que dicha información se recopile a través de los datos de certificación, se notificará a FSC como si se tratara de un caso de conflicto con los requisitos legales para la certificación FSC.

  9. ¿Se introducirá información personal en la base de datos?

    No habrá cambios en la información que actualmente recogen las entidades de certificación. Del mismo modo que se hace actualmente, se subirá cierta información personal.
    Esta información incluye:

    • persona de contacto para la entidad de certificación,
    • nombres y experiencia de los auditores,
    • nombre de cada revisor por pares,
    • nombres y datos de contacto de los miembros del grupo,
    • la lista de instituciones/individuos informados sobre la evaluación y,
    • una lista de las personas entrevistadas por los auditores o que aportaron información por escrito.

    Toda la información personal identificable será excluida del acceso público. Toda la información y los datos confidenciales se tratarán con discreción y de conformidad con los requisitos de la EU GDPR.

    En caso de que las leyes y reglamentos locales impidan que dicha información se recopile a través de los datos de certificación, se notificará a FSC como si se tratara de un caso de conflicto con los requisitos legales para la certificación FSC.

  10. ¿Dónde se almacenará la base de datos y bajo qué nivel de seguridad?

    La base de datos se almacenará en un centro de datos centralizado de Microsoft en Europa, lo que nos permitirá proporcionar el más alto nivel de protección de datos, de conformidad con los requisitos de la UE GDPR.

    El acceso a la base de datos estará sujeto a la gestión de identidades, asegurando que se pueda establecer una estricta gestión de acceso a los datos. Únicamente los usuarios vinculados a un titular de certificado individual -es decir, su auditor, los administradores centrales de esa determinada entidad de certificación o el propio titular del certificado- podrán acceder a los datos de un certificado determinado.   

  11. ¿Los nuevos informes resumidos públicos proporcionarán más información que los anteriores?

    No. La nueva plantilla contendrá exactamente la misma información que los informes anteriores, ya que sigue los mismos requisitos normativos, estipulados en el estándar FSC-STD-20-007b, y evoluciona con la futura revisión del FSC-STD-20-007.

    El único cambio es que el nuevo resumen público hará que la información sea más fácil de procesar por parte de las diferentes entidades de certificación y que los campos de datos que contienen los datos, que pueden agregarse, estarán ahora fácilmente disponibles para el análisis de tendencias y la identificación de riesgos.

  12. ¿Incluirá el proyecto MF en línea una revisión del contenido de los informes resumidos públicos?

    Nuestros actores sociales han pedido a FSC que facilite el seguimiento del impacto y la evaluación del efecto de la certificación FSC. Con este fin, revisaremos el alcance actual de los datos que se solicitan como parte de la revisión del estándar FSC-STD-20-007 en 2020. Esta revisión incluirá una consulta pública.

    Es importante que FSC mejore la elaboración de informes sobre el monitoreo y la evaluación de los impactos, y acogeremos con agrado todos los comentarios y propuestas durante la próxima revisión del FSC-STD-20-007 en 2020.

  13. ¿Funcionará la plantilla y la función de transmisión de datos con múltiples idiomas?

    La plantilla y la base de datos en principio soportarán la mayoría de los idiomas, ya que está construida en el Formato de Transformación Unicode UTF-8 -el lenguaje de codificación universal utilizado para la gran mayoría de los sitios web y programas de correo electrónico a nivel mundial. Esto significa que tanto la plantilla como la base de datos podrían estar disponibles en la mayoría de los idiomas utilizados a nivel mundial.

    No obstante, el mayor desafío será asegurar que la plantilla en sí se traduzca a los idiomas pertinentes y se actualice continuamente.

    FSC abordará esta cuestión traduciendo la plantilla a los distintos idiomas en orden de prioridad. En un primer momento la plantilla solo estará disponible en inglés.

  14. ¿Se adaptará la plantilla del informe a los estándares regionales y nacionales de MF de FSC?

    Los grupos de trabajo nacionales desarrollan los estándares de MF FSC a nivel nacional o regional.

    Hay tres niveles de requisitos en un estándar FSC de MF: principio, criterio e indicador. Los principios definen la columna vertebral de la definición de FSC del manejo forestal sostenible. Cada principio se desglosa en una serie de criterios que deben cumplirse para obtener el certificado FSC. Los grupos de trabajo nacionales -o regionales- definen cuáles deben ser los indicadores para probar que un determinado criterio se ha cumplido a escala local. En los casos en los que no existe un estándar nacional o regional, las entidades de certificación pueden crear estándares provisionales.

    La plantilla del informe no pretende captar una lista de verificación detallada a nivel de indicadores para cada estándar regional/nacional de MF. En su lugar, la información se basará en un nivel de criterio para abordar la diversidad de los diferentes estándares nacionales y los estándares provisionales de las entidades de certificación.

  15. ¿Habrá diferentes plantillas para una auditoría de evaluación principal y para auditorías de vigilancia?

    Sí, habrá diferentes plantillas, porque los requisitos para preparar las evaluaciones principales y las de vigilancia son diferentes.

    Además, una auditoría de vigilancia requiere que se incluyan en el informe las disconformidades de la evaluación anterior. Por consiguiente, estas deben transferirse de la base de datos en la nube a la plantilla.

  16. ¿Cómo gestionará el sistema las auditorías especiales (no certificados/recertificados/auditorías de supervisión)?

    A corto plazo, la plataforma cubrirá la evaluación principal y la evaluación de vigilancia, que son obligatorias para la certificación y el apoyo de los certificados de MF.

    Si en el futuro las entidades de certificación consideran útil añadir auditorías de uso corriente, el equipo de MF en línea atenderá esta necesidad añadiendo nuevas funciones.

  17. ¿Todo el mundo tendrá acceso a la plantilla de informes de MF en línea?

    La plantilla de elaboración de informes de MF en línea está pensada para ser utilizada por los auditores y evaluadores de FSC dentro de las entidades de certificación. Como resultado, todas las entidades de certificación tendrán acceso a una versión vacía de la plantilla.

    Otros actores interesados pueden solicitar acceso a FSC con razones justificadas para utilizarla.

  18. ¿Se integrará MF en línea con un software basado en el Sistema de Información Geográfica (SIG) para cartografiar los bosques certificados?

    MF en línea no integra ningún software de SIG y no hay ningún plan para hacerlo por el momento.

    Dicho esto, MF en línea dará lugar a más oportunidades de vincular los datos del certificado FSC con las herramientas SIG gracias a la estandarización de los datos geoespaciales plasmados en el informe. Por ejemplo, a través del uso de plataformas de verificación SIG para ayudar a los auditores a identificar dónde enfocar sus auditorías sobre el terreno e incorporar esta información en la plantilla del informe de auditoría. A través del informe, también se podría poner a disposición enlaces directos a mapas SIG cargados voluntariamente, con capas que muestren las zonas de alto valor de conservación, las zonas protegidas, etc.

    La plantilla también permitirá la integración de los datos geoespaciales recogidos para la identificación de la madera -para evitar la tala ilegal- o con otros fines.

  19. ¿Cómo garantizarán las plantillas el uso coherente de las unidades de medida?

    Para mantener la coherencia, deben tenerse en cuenta dos puntos:

    1. Solo se utilizarán y almacenarán en la base de datos medidas específicas, por ejemplo, m3 para la madera en rollo, tonelada para el caucho o la resina;
    2. La plantilla proporcionará la conversión automática de las unidades de uso común dentro de campos definidos (es decir, la conversión de acres a hectáreas) para garantizar la coherencia de los datos y la capacidad de compararlos.
  20. ¿Se comprobará la calidad de los datos de entrada durante la carga en línea?

    Sí, los datos se comprobarán mientras se cargan para garantizar que la calidad de los datos es coherente. La validación de los datos a través de la plantilla de Word asegurará que:

    • los valores numéricos son coherentes y aceptables,
    • los campos obligatorios están cumplimentados,
    • el número de teléfono tiene las características de un número de teléfono, o
    • los tipos de bosque seleccionados son justificables, es decir, que los bosques tropicales no aparecen en Europa.

    Se pedirá a las entidades de certificación que corrijan los campos en los que los datos no sigan la estructura prescrita.

  21. ¿Captará la base de datos los campos de texto abiertos o los gráficos insertados fuera de los campos de datos predefinidos en la plantilla?

    Sí, la plantilla contendrá espacio adicional para que el auditor pueda añadir campos de texto abiertos y gráficos -según sea necesario- más allá de los campos de datos predefinidos.

    Estos elementos y la información que incluyen permanecerán únicamente dentro del documento de Microsoft Word, compartido entre el titular del certificado, la entidad de certificación y ASI. FSC no sincronizará los datos de estos campos en su base de datos centralizada.

  22. ¿Permitirá la plantilla que las entidades de certificación identifiquen tanto las plantaciones como los bosques naturales dentro de la misma unidad de manejo forestal (UM)?

    Las plantaciones a menudo coexisten con los bosques naturales dentro de la misma UM. Actualmente, las entidades de certificación pueden marcar si una UM incluye ambos tipos de bosques. La nueva plantilla para informes y la base de datos han sido diseñadas para permitir a las entidades de certificación plasmar ambos tipos de bosques en una determinada UM.

    No obstante, esta información no es identificable a escala espacial (lo que significa que no es visible en un mapa detallado con límites claros entre las plantaciones y los bosques naturales). Solo existe como un campo de datos que indica las áreas en términos de cifras.

  23. ¿Se elaborarán también informes de auditoría digitales para las auditorías de cadena de custodia?

    Sí. Después de que MF en línea se implemente con éxito, se iniciarán proyectos complementarios, como los informes de auditoría digital de la cadena de custodia y los informes de auditoría digital de la madera controlada. Las conclusiones extraídas de MF en línea y las plantillas y la base de datos desarrolladas proporcionarán un buen punto de partida para otros proyectos similares.

  24. ¿Se convertirán los datos heredados (o los antiguos informes de auditoría de MF) a la nueva plantilla?

    No, los datos históricos de los informes de auditoría anteriores-en formato PDF, Word o Excel- no se convertirán a la nueva plantilla. La información principal de los titulares de certificados de MF actuales en la plataforma actual (por ejemplo, el nombre de la empresa y los contactos) se copiará en la nueva base de datos. Este proyecto solo proporcionará soluciones para futuros informes de auditoría.