Digitalización de nuestros informes de auditoría

Estamos introduciendo la preparación de informes de auditoria digitales al sistema FSC en 2021/2022. Esto nos permitirá ingresar correctamente los datos de las auditorías e identificar fácilmente tendencias e impactos de la certificación, así como detectar riesgos y actuar adecuadamente de manera oportuna. 

FSC Digital Audits
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Un solo formato estándar

Tenemos un cúmulo de datos sobre certificación de manejo forestal en el FSC a través de informes públicos resumidos, disponibles en línea para todos en info.fsc.org. Estos informes tienen la finalidad de respaldar a actores interesados locales, investigadores, grupos de desarrollo de estándares forestales y el FSC mismo, no solo para evaluar el desempeño de nuestro sistema sobre manejo forestal, sino también para mejorarlo continuamente. Los datos de nuestros informes públicos resumidos no están, sin embargo, sistematizados.  Están disponibles en una multitud de formatos distintos, dependiendo de qué entidad de certificación los recopila. Explorar cada uno de los informes resumidos hace muy difícil y tardada la recopilación y adición de datos, así como permitir el análisis. La presentación de informes de auditoría FSC digitales resuelve este problema. 

En la primera fase, el proyecto incluirá la transición de todos los informes de auditoría de manejo forestal a una determinada arquitectura de datos. A partir del 1º de abril de 2022, las entidades de certificación deberán tener adaptadas sus plantillas de presentación de informes a la arquitectura de datos FSC y definiciones de datos que habrán de implementarse para las auditorías. A continuación, el FSC trabajará durante 2022 para proporcionar una app Web que sustituya la presentación actual de datos y que además consuma, valide y cargue datos. El proyecto abordará la implementación de la Moción 16 de 2017. 

La funcionalidad y la aptitud para el propósito es fundamental para el FSC 

Para el FSC, es esencial que el sistema sea lo más sencillo posible con el fin de que lo utilicen las entidades de certificación y lo integren a su trabajo cotidiano. Así pues, después de proponer inicialmente una plantilla estandarizada en MS Word, el FSC proporcionó la arquitectura de datos a las EC para que adapten sus propias plantillas. La información de los informes la consumirá entonces la BD FSC.

Las siguientes son la futura aplicación (app) de recopilación de datos y las funcionalidades del portal Web asociadas que permitirán una calidad de datos mejorada y tienen la finalidad de disminuir la carga de trabajo de los auditores al crear un nuevo informe de auditoria a largo plazo. El resumen público estandarizado creado a partir del informe de auditoria hará que sea mucho más sencillo para actores interesados e investigadores usarlo y analizar los datos que contienen en un nivel agregado. Solamente una porción del informe de auditoría – es decir, el resumen público – estará abierta y accesible en la página web del FSC (info.fsc.org) y con el mismo contenido disponible como en la actualidad.  

El siguiente paso será la presentación de informes digitales de Cadena de Custodia 

Iniciaremos el Proyecto de Presentación de Informes de Auditoría Digitales FSC con los informes de las auditorías de manejo forestal, pero tenemos previsto digitalizar los informes de auditoría de cadena de Custodia (CoC, por sus siglas en inglés) y de madera controlada como los próximos pasos. Estos proyectos solamente comenzarán una vez que el proyecto de informes de auditoría digitales de manejo forestal haya sido implementado con éxito. 

forests for the future

Podcast

Serie podcast bosques para el futuro. Episodio 3

21-05-2020. Estamos en proceso de grabar un nuevo podcast para reflejar la configuración y los requisitos actualizados de la presentación de informes digitales de MF.

En lo que terminamos el nuevo podcast, hecha un vistazo al anterior.

Escucha ahora

 

Recursos

(última actualización: 15 de noviembre de 2021)

Los recursos enumerados en esta página están dirigidos a las entidades de certificación que llevan a cabo auditorías de Manejo Forestal FSC e incluyen una plantilla de referencias FSC y archivos asociados.

  1. La plantilla de Word que contiene todos los campos de datos que se requieren para una auditoría de manejo forestal. Inglés (Versión V02-02)
  2. Archivo de arquitectura de Datos de MF para datos especificados en la plantilla de Word. Este archivo puede usarse directamente o para adaptar las plantillas de EC (por llegar a más tardar el 31 de diciembre de 2021). 
  3. Lista de especies para permitir una búsqueda más sencilla de las especies señaladas en el informe como provenientes del bosque.
  4. Lista de pesticidas para permitir una búsqueda más sencilla de los pesticidas utilizados en el bosque, de proceder.
  5. Una guía del usuario para proporcionar una explicación de los requisitos de la plantilla y las funciones para usuarios (por llegar a más tardar el 31 de diciembre de 2021.

(última actualización el 15 de noviembre de 2021)

Preguntas frecuentes técnicas

Plazos para la implementación

  1. ¿Cuáles son los plazos para la prueba y uso mandatorios?  

     

    1º de enero de 2022 

    El FSC proporciona archivo de la arquitectura de Datos de MF.
     

    EL FSC trabaja más en la app de recopilación de datos y en el portal de presentación de informes, en colaboración con Entidades de Certificación.

    A partir del 1º de abril de 2022

    Las EC están obligadas a proporcionar datos conforme a la arquitectura de datos FSC.

    2022

    Puesta en marcha la app Web para consumir, validar y cargar datos, en sustitución de la plantilla existente de Word.

     

     

Acceso a los datos e integración de los mismos

  1. ¿Proporcionará el FSC una integración pública API con los sistemas de las entidades de certificación? ¿o una opción para la exportación de datos?

    La integración API con el propio sistema de manejo de datos de la entidad de certificación no está aun disponible. No obstante, el FSC planea encaminar el trabajo hacia esta funcionalidad. Cuando esté disponible, la integración requerirá armonizarse con el esquema de datos FSC o un mapeo de datos contra éste.

  2. ¿Podrá la entidad de certificación ingresar y usar los datos para sus propias métricas?

    Estamos conscientes y comprendemos perfectamente que entidades de certificación, de manera similar al FSC, usan datos de los informes de datos para asegurar un control de calidad interno, un análisis de tendencias de sus propios datos, etc. Así pues, también entendemos la necesidad de ingresar datos o extraer datos.

    En el portal de certificación futuro, las Entidades de Certificación podrán ingresar los datos almacenados sobre sus propios certificados en la BD FSC.

    El FSC construirá métricas basadas en los datos esperados del MF en línea y, como parte del proceso, analizará hasta qué punto nos resulta posible compartir los resultados de las métricas con las entidades de certificación.

    Si las entidades de certificación quisieran desarrollar un sistema similar al del FSC e importar datos directamente de la plantilla a sus propios sistemas, esto es posible, siempre y cuando la entidad de certificación tenga la infraestructura o las herramientas que permitan la extracción de datos.

Preguntas frecuentes generales

  1. ¿Qué es la presentación de informes de auditoría FSC digitales y la presentación de Informes Digitales de MF?

    La presentación de informes de auditoría FSC digitales centra la atención en estandarizar los formatos de presentación de informes de auditorías FSC a un solo formato digital nuevo. La presentación de informes de auditoría digitales de MF es la parte del proyecto que esta centrada en los informes de auditoría provenientes de evaluaciones de manejo forestal (MF).

    La arquitectura de datos estandarizada para la presentación de informes de auditoría FSC de MF nos permitirá ingresar correctamente datos de auditoría, agregarlos e identificar tendencias, resultados y áreas de riesgo con el fin de evaluar y mejorar el sistema FSC. La presentación de auditorías FSC digitales futuras también asegurará que los resúmenes públicos se creen automáticamente en un formato estandarizado, facilitando mucho que investigadores y actores interesados utilicen y analicen los datos que contienen a un nivel agregado.

    A falta de un formato centralizado, las entidades de certificación han creado sus propias – y generalmente distintas – versiones de plantillas de presentación de informes de auditoría y utilizan distintos programas, diseños y redacción para llenar los mismos campos. Esto hace que sea muy difícil procesar los datos contenidos en los informes actuales y aprender de ellos. La presentación de informes digitales se encargará de atender este problema.

  2. ¿Puede utilizarse la plantilla sin conexión?

    Sí. La plantilla puede utilizarse sin conexión, mientras el usuario prepara, rellena, revisa y finaliza el informe en un documento de Microsoft Word. Eso sí, los complementos deben estar instalados y se deben utilizar para la validación de los datos. 

    El auditor o revisor solo tendrá que estar conectado mientras se recuperan los datos para el informe. En el año 2022, estos datos serán fundamentalmente la información de contacto, pues será la primera vez que se utiliza la base de datos en todas las auditorías. A partir del 2023, se podrá recuperar información sobre las solicitudes de acciones correctivas de auditorías previas, listas de especies, listas de pesticidas, descripción general del lugar y otros elementos similares.

    Los usuarios también tendrán que estar conectados mientras suben los datos del informe a la base de datos central, que luego preparará el resumen público. (Obligatorio sólo a partir del 1 de enero de 2022). 

  3. ¿Será obligatoria la plantilla para las entidades de certificación?

    Sí, el FSC establecerá la obligatoriedad del uso de los informes digitales de auditoría y las soluciones relacionadas para las entidades de certificación, con el fin de  mejorar la calidad de los datos y la utilización de los informes de auditoría de manejo forestal FSC.

    Los miembros del FSC autorizaron y apoyaron esta decisión. Durante la Asamblea General de FSC de 2017, los miembros aprobaron de hecho una moción que pedía que el FSC implementara un análisis de datos centralizado que permitiera el registro de tendencias y la identificación de riesgos.

  4. ¿Se cargarán todos los datos de los informes a una base de datos central?

    Toda la información de los informes de auditoria apegados a la definición de datos FSC se cargarán a la Base de Datos FSC y se reutilizará para auditorías futuras.

    Solo una porción del informe de auditoria – es decir, el resumen público – estará abierto y será accesible desde la página Web del FSC Internacional.

  5. ¿Estarán disponibles al público las estadísticas agregadas de los resultados de auditorías de MF?

    Sí, estas estadísticas estarán disponibles al público. Con el ascenso de nivel exitoso de la presentación de informes de auditoría FSC digitales, toda la información relevante que actualmente está disponible a través de informes públicos resumidos individuales, podría agregarse y analizarse desde distintos ángulos y grupos, como por ejemplo, por país, o tipo de bosque, etc.  

  6. ¿Quién tendrá acceso a datos agregados y puede ejecutar informes?

    Los usuarios y derechos de acceso seguirán siendo los mismos que ahora.  

    El FSC tendrá acceso a los datos de campos previamente definidos en los informes de auditoría. No obstante, solo algunos datos estarán disponibles para que usuarios públicos ejecuten informes agregados, es decir, datos de informes públicos resumidos. Los datos capturados y puestos a disposición del público consistirán en la misma información que está actualmente disponible. Hoy en día, las entidades de certificación deben ingresar manualmente la mayoría de sus datos a nuestra base de datos. Los resúmenes públicos también se generan manualmente, a través de copiar y pegar información del informe completo.  

    Con las siguientes fases de la presentación de informes de auditoría FSC digitales y la app de recopilación de datos, ya no habrá necesidad de ingresar manualmente los datos a la base de datos o crear un resumen público. Los datos agregados incluirán datos que ya son del dominio público en la actualidad a través de FSC Facts and Figures (Datos y Cifras FSC) y consistirán en datos como el número de hectáreas certificadas, el tipo de bosque, la estructura de propiedad (privada/pública).  

    Otras partes de los datos contenidos en los informes públicos resumidos estarán disponibles a las entidades FSC relevantes y a investigadores con un motivo justificado para que se les conceda acceso a los datos. Por ejemplo, mirar el número de peticiones de acción correctiva para una determinada entidad de certificación. Estos datos pueden usarse para identificar qué indicadores a menudo disparan peticiones de acciones correctivas y así, donde los estándares FSC deben mejorarse o si hay que desarrollar guías adicionales.

    Como propietarios del esquema, el FSC asume la responsabilidad general de la agregación de datos para garantizar transparencia, monitorear el impacto y comunicarse adecuadamente con los actores interesados. No obstante, las entidades de certificación siguen siendo responsables de los datos ingresados a la base de datos y su suministro apegado a la ley.

  7. ¿Se cargará información sensible o confidencial a la base de datos?

    Sí, la recopilación y evaluación de información sensible o confidencial es una parte natural de la certificación y, hasta cierto punto, la información confidencial se cargará a la base de datos, evidentemente, que respetando y en apego a toda la legislación de privacidad correspondiente, como por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Comisión Europea.

    No hay cambios en cuanto a la situación actual, donde la información confidencial también forma parte de la información obligatoria recopilada por las entidades de certificación y procesada manualmente.

    Cuando información confidencial se incluye en el informe de auditoría, a ésta se le tratará como confidencial al cargarla a la base de datos.  

    Toda la información y los datos de carácter sensible se tratarán con discreción y de conformidad con los requisitos de protección de datos, tales como los del RGPD de la Unión Europea.

    En caso de que la legislación o regulaciones locales impidan que se recopile información confidencial o sensible a través de las auditorías de certificación, el FSC deberá ser notificado, ya que esto constituiría un caso de conflicto con los requisitos legales para la certificación FSC.

  8. ¿Se cargará la información personal a la base de datos?

    No habrá cambio en cuanto a la información que actualmente recopilan las entidades de certificación. Tal y como es el caso actualmente, cierta información personal se cargará.

    Esta información incluye:

    persona de contacto para la entidad de certificación; 

    nombres y experiencia profesional de auditores;  

    nombre del tercero revisor; y

    nombres y datos de contacto de los miembros del grupo, cuando lo permita la legislación.

    Toda la información personal identificable será excluida del acceso público, a menos que se hayan concedido los consentimientos correspondientes. La publicación o no de la información personal será a criterio de la entidad de certificación. Toda la información y datos de carácter sensible se tratarán con discreción y de conformidad con los requisitos del RGPD de la UE.

    En caso de que leyes y regulaciones locales impidan que tal información se recopile a través de datos de certificación, el FSC deberá ser notificado ya que constituiría un caso de conflicto con los requisitos legales para la certificación FSC.

  9. ¿Dónde se almacenará la base de datos y bajo que nivel de seguridad?

    La base de datos se almacenará en un centro de datos de Microsoft centralizado en Europa, lo que nos permitirá ofrecer el mayor grado de protección de datos de conformidad con los requisitos del RGPD de la UE.  

    El acceso a la base de datos estará sujeto a la administración de identidades, garantizando que pueda poner en funcionamiento una estricta administración para el acceso a los datos.

  10. ¿Proporcionarán más información los nuevos informes públicos resumidos de la que proporcionaban los anteriores?

    No. La nueva plantilla contendrá información similar a la de los informes anteriores, ya que cumple los mismos requisitos normativos estipulados en  FSC-STD-20-007b y evoluciona con la modificación futura del FSC-STD-20-007.

    El cambio principal es que el nuevo informe público resumido hará que la información sea más fácil de digerir por las distintas entidades de certificación y que los campos de datos que contienen datos, los cuales pueden agregarse, estén ahora fácilmente disponibles para un análisis de tendencias e identificación de riesgos.

    No obstante, nuestros actores interesados le han pedido al FSC que facilite el monitoreo del impacto y la evaluación del efecto de la certificación FSC. Para permitir esto, estamos revisando el alcance actual de los datos que se requieren como parte de la modificación actual del FSC-STD-20-007. Esta modificación incluye consultas públicas.

    Es importante que el FSC mejore en la presentación de informes del monitoreo y la evaluación de impactos y agradecemos todos los comentarios y propuestas durante la modificación en curso del FSC-STD-20-007 en 2020.

  11. ¿Se adaptará la plantilla del informe a los estándares FSC de MF regionales y nacionales?

    Los grupos de trabajo nacionales desarrollan los estándares FSC de MF a nivel nacional o regional.

    Existen tres niveles de requisitos en un estándar FSC de MF: principio, criterio e indicador. Los principios definen la columna vertebral de la definición FSC de manejo forestal sostenible. Cada principio se desglosa en una serie de criterios que deben cumplirse para obtener el certificado FSC. Los grupos de trabajo nacionales -o regionales- definen cuáles deben ser los indicadores para probar que un determinado criterio se cumple a escala local. En los casos en los que no exista un estándar nacional o regional, las entidades de certificación pueden crear estándares provisionales o interinos.

    La plantilla del informe no pretende incluir una lista de verificación detallada a nivel de indicador para cada estándar regional/nacional de MF. En su lugar, la información se establecerá a nivel de criterio, con el fin de abordar la diversidad de estándares nacionales, así como de estándares provisionales de las entidades de certificación, excepto si la entidad de certificación decide proporcionar la información a nivel indicador.

    En el futuro, el FSC prevé integrar los informes digitales con la base de datos de requisitos normativos, cuando se desarrolle ésta última. Esto permitirá proporcionar listas de verificación nacionales o regionales completas. 

  12. ¿Cómo gestionará el sistema las auditorías especiales (no certificado/recertificación/auditorías de supervisión)?

    A corto plazo, la plataforma cubrirá la evaluación principal y la de seguimiento, que son obligatorias para la certificación y mantenimiento del certificado de MF.

    Si en el futuro las entidades de certificación consideran útil añadir auditorías de uso corriente, el equipo de Informes digitales de auditorías FSC atenderá esta necesidad añadiendo nuevas funciones.

  13. ¿Se integrará la presentación de informes de auditoría digitales de MF al software del Sistema de Información Geográfica (SIG)?

    En la actualidad, la presentación de informes de auditoría FSC digitales no tiene incorporado el software GIS. No obstante, estamos planeando la integración con el Portal FSC GIS una vez que quede totalmente entregada la presentación de informes digitales de MF.    

    Las áreas para la integración podrían ser a través del uso de la plataforma FSC GIS con el fin de ayudar a los auditores a identificar dónde centrar sus auditorías en el terreno e incorporar esta información a la plantilla de informes de auditoría. Otras posibles integraciones podrían ser haciendo disponibles vínculos más directos a mapas GIS voluntariamente cargados – con capas que muestren áreas de alto valor de conservación, áreas protegidas, etc.

  14. ¿Se verificará la calidad de los datos de insumos durante el proceso de carga?

    En el estado actual, a las entidades de certificación se les pide que aseguren que la calidad de los datos cumpla los requisitos. En 2022, las plantillas de EC se sustituirán por un aplicación Web que permita validar automáticamente los datos. La validación de datos en la aplicación Web garantizará que, por ejemplo:

    • los valores numéricos sean homogéneos y aceptables;
    • los campos obligatorios estén llenados;
    • el número de teléfono tenga las características de un número de teléfono, o
    • los tipos de bosques sean justificables; es decir, que en Europa no aparezcan bosques tropicales;
    • y así sucesivamente. 

    A las entidades de certificación se les pedirá que corrijan los campos en los que los datos no se apegan a la estructura prescrita para permitir la carga.

  15. ¿Permitirá la presentación de informes a las entidades de certificación identificar tanto plantaciones como bosques naturales dentro de la misma unidad de Manejo (UM) forestal?

    Con frecuencia plantaciones coexisten con bosques naturales dentro de la misma UM. Actualmente no es posible que las entidades de certificación marquen una UM como conteniendo ambos tipos de bosque. La arquitectura de datos y la base de datos han sido diseñadas para permitir que las entidades de certificación capturen ambos tipos de bosques en una determinada UM.  

    No obstante, esta información no es identificable en términos geográficos (esto significa que no es visible en un mapa detallado con límites claros entre plantaciones y bosques naturales). Solamente existe como un campo de datos que indica las áreas en términos de cifras.

  16. ¿Se convertirán los datos heredados (o los antiguos informes de auditoría de MF) a la nueva plantilla?

    No, los datos históricos de informes de auditoria anteriores – en formato PDF, Word o Excel – no se convertirán a la nueva plantilla. La información primaria de titulares de certificados de MF presentes en la plataforma actual (por ej., nombre la empresa y contactos) se copiarán a la nueva base de datos. Este proyecto solo proporcionará soluciones para los futuros informes de auditoría.